Napravio sam na SharePoint-u centralno mesto za dokumentaciju, dobro osmislio strukturu foldera i prava pristupa. Da li je ovo pravi pristup za organizaciju dokumenata? Verovatno ne. Ako već sa klasičnog file share-a na serveru ili neke druge lokacije, prelazite na SharePoint, onda iskoristite sve lepe funkcionalnosti koje SharePoint nudi, nemojte ga koristiti kao obično skladište fajlova i nemojte razmišljati o centralnom mestu za svu dokumentaciju sa ogromnim stablom foldera već koristite tzv. “Flat” organizaciju.
Dokument – Folder (Fascikla) – Biblioteka dokumenata (Fioka) – Sajt (Ormarić)
Ovo je, uprošćeno, hijerarhija za organizaciju na SharePoint-u. Na primeru – kada napravite tim u Teams-u, on kreira sajt na SharePoint-u za razne potrebe, između ostalog za čuvanje dokumenata, jer Teams nema svoj prostor za čuvanje. Sajt na početku ima jednu biblioteku dokumenata koja se zove “Documents“. Tu pravite foldere i smeštate dokumente od tog tima. Kada napravite novi tim u Teams-u, on kreira novi sajt, potpuno odvojen od ostalih. Kao odvojeno ostrvo. Svaki tim ima svoj sajt. Naravno, sajt možete napraviti i direktno iz SharePoint-a, ali da se zadržimo na organizaciji dokumenata.
Sajtovi
Na osnovu ovog, već naslućujete tu “Flat” organizaciju. Svaki tim tj. sajt je ostrvo za sebe. Članovi tima i eventualno pozvani gosti imaju pristup, ostali ni ne znaju da tim tj. sajt i dokumentacija u njemu postoji. Nema nasleđivanja prava pristupa i sličnih komplikacija. Tehnički je tu i verujem da u praksi može da se nađe neki primer kada je opravdano koristiti, ali u najvećem broju slučajeva za tim nema potrebe. Daj da sve držimo što jednostvanije moguće jer se tako lakše snaći a lakše i upravljati. Neko pravilo koga se generalno držim je da ne pravim novi tim/sajt ako takav već postoji sa istom grupom ljudi. Naravno, uvek ima izuzetaka.
Kada kreirati folder?
Ajde sada da krenemo sa “donje” strane, tj. da vidimo kada treba kreirati novi folder i zašto. Ranije, kada nismo koristili SharePoint, folderi su služili za organizaciju dokumenata i kao metod za pretraživanje. U tekstu: “Microsoft 365 – Organizacija dokumenata” sam pisao o prednosti korišćenja meta podataka za pretraživanje i organizaciju dokumenata. Zato, nema nikakve potrebe da pravite gomilu foldera i podfoldera da bi grupisali dokumenta. Sa meta podacima ćete to efikasnije uraditi. Naravno, to ne znači da treba sva dokumenta držati u istom folderu, ali ne treba praviti suviše duboku strukturu. Ja gotovo nikada ne idem više od 3 foldera dubine. Jedini pravi razlog za pravljenje ozbiljnije strukture foldera je kada ne koristite ni Teams, ni SharePoint na web-u već uglavnom radite sa dokumentima sinhronizovanim na vaš računar, a imate baš mnogo dokumenata. U tom slučaju, u File Explorer-u ne vidite i ne možete da koristite meta podatke, poglede i sl. Odnosno, osuđeni ste na stari sistem rada.
Dodatni izazov kod kreiranja “duboke” struktura foldera su neka ograničenja. Na primer, ako je link do dokumenta ovaj: “https://www.contoso.com/sites/marketing/documents/Shared%20Documents/Promotion/Some%20File.xlsx” ukupna dužina ovog dela linka: “sites/marketing/documents/Shared Documents/Promotion/Some File.xlsx” ne sme da bude veća od 400 znakova. Još izazovnije ograničenje je ako sinhronizujete dokumenta (što verovatno radite), File Explorer ima ograničenje od 256 znakova na celu putanju i naziv dokumenta zajedno, a bez oznake diska (recimo “C:\”). Više informacija: https://support.microsoft.com/en-us/office/restrictions-and-limitations-in-onedrive-and-sharepoint-64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa#filenamepathlengths
Folder ili Biblioteka?
Sledeće pitanje je da li praviti novi folder ili novu biblioteku dokumenata? Kao što sam već naveo, svaki novi tim/sajt ima default biblioteku dokumenata “Documents“. Ako imate, recimo, tim: “Marketing” i u okviru tima kanale: “kampanje“, “budžetiranje” i “izveštaji“, u “Document” biblioteci će biti kreirani folderi “General“, “kampanje“, “budžetiranje” i “izveštaji” (drugačije je za private i shared kanale, ali to nije današnja tema). Iako biblioteka može da sadrži milione dokumenata i foldera, već posle 100.000 počinju da se pojavljuju dokumentovana ograničenja. Više informacija: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits. Ja gotovo nikada ne idem preko 20.000 dokumenata po biblioteci. Takođe, sinhronizacija dokumenata na lokalni računar će imati problem sa performansama ako imate više od 300.000 dokumenata u svim bibliotekama koje sinhronizujete. Kada napravite više biblioteka, možete da odlučite da neke biblioteke ne sinhronizujete.
Drugi razlog za kreiranje nove biblioteke su dozvole za pristup. Iako se dozvole mogu dodeliti i na nivou foldera i dokumenta, ne sećam se kada sam poslednji put to koristio. Napravim novu biblioteku i njoj dodelim željena prava pristupa. Tako je sve “čistije” i mnogo je lakše pratiti ko ima pristup čemu. Recimo, imam skeniranu ili email-om dobijenu ulaznu dokumentaciju. Za nju kreiram novu biblioteku i dodelim prava pisanja samo onima koji skeniraju i prosleđuju, a ostalima dam read-only prava.
Najčešći razlog da napravim novu biblioteku dokumenata su meta podaci. Naime, definisani meta podaci važe za dokumenta i foldere u okviru biblioteke. Ako imam potpuno različite dokumente sa različitim meta podacima, dobra ideja je odvojiti ih u različite biblioteke. Više o meta podacima: “Microsoft 365 – Organizacija dokumenata“.