Čini mi se da je upravljanje dokumentima u Microsoft 365 tačka u kojoj korisnici najmanje koriste mogućnosti koje su im na raspolaganju. Uglavnom koriste Sharepoint kao prostor za skladištenje dokumenata na koji preslikaju lokalni share sa sve stablom foldera i dozvolama za pristup. Pretraživanje je uglavnom kroz foldere ili po nazivu dokumenta. Zato vidim da su nazivi foldera i dokumenata često dugački i sadrže tekst koji će pomoći u pretraživanju. Kao što je “2019/AMT Trading – lesonit ploče i građa/Ugovor za isporuku ploča za halu u dobanovcima.docx“. Svi imaju neki svoj sistem u pravljenju foldera i podfoldera. Recimo godina, dobavljač, vrsta dokumenta i sl. Sve je to lepo kada se tim redom nešto traži. Ali ako treba naći sve ugovore vezane za isporuku armature od tri različita dobavljača u poslednjih 5 godina, onda posao nije jednostavan. Takođe, ako se slučajno pogreši u kucanju ili jedan prodavac koristi jednu reč, drugi drugu, onda bude dodatnih problema. Poseban problem su prava pristupa i nasleđivanje prava pristupa kroz foldere. Konačno, ako ima previše podfoldera dugačkih naziva u kojem su dokumenti takođe dugačkih naziva, onda će biti problema i sa sinhronizacijom dokumenata na lokalni računar jer za to postoji ograničenje.
Postoje mnogo bolji načini za organizaciju dokumenata od foldera, njihovih naziva i naziva dokumenata. Da krenemo redom, prvi na listi su Meta podaci. To su podaci koji daju dodatne informacije o dokumentu. Neki već postoje i vidite ih: ko je kreirao dokument, kada je promenjen i sl. Neki postoje ali ih po default-u ne vidite (kasnije ćemo o tome). Konačno, možemo da kreiramo svoje Meta podatke. Ajmo konkretno. Imamo kupce i gomilu dokumenata vezanih za te kupce. Ponude, Predračune, Račune, Otpremnice, Ugovore, Kalkulacije i sl. Uglavnom se to rešava tako što recimo napravimo recimo foldere po godinama. U okviru svake godine folder sa nazivom kupca. Za svakog kupca imamo foldere: Računi, Ugovori, Otpremnice … ili jednostavno sve stavimo u taj jedan folder i to je to.
A sad zamislite da sve stavimo zajedno. Može čak i u jedan folder. A onda podatke o godini, kupcu, datumu, vrsti dokumenta, statusu (poslato, odobreno, plaćeno i sl.) itd. stavimo u kolone u kojima će biti ti Meta podaci. To izgleda ovako:
Prvo, kao što vidite, podaci o datumu, klijentu, statusu i sl. se ne čuvaju u nazivu fajla ili je potrebno otvoriti dokument da bi videli podatak. Čuvaju se u dodatnim kolonama koje sami veoma jednostavno kreiramo. Samo kliknemo na “+ Add column” odaberemo vrstu, dodamo eventualno još neke željene opcije i to je to. Možete probati odmah. Veoma je jednostavno.
Ali, osim preglednosti, šta dobijamo ovim? Kliknite na ikonu za filter.
Dobijate opcije da filtrirate dokumente upravo po kolonama i meta podacima koje ste sami definisali. Ajde da izaberemo sporne fakture.
U listi su svi dokumenti koji zadovoljavaju izabrani filter. Ovo važi i za dokumente koji se nalaze u podfolderima (imate punu kontrolu u opcijama). Svaki filter možemo zapamtiti za kasnije. To se zove Pogled (View). Sada veoma jednostavno možete da vidite sve dokumente (All documents) i sporne fakture (Sporne fakture).
Opcijom “Edit current view“, možemo dodatno podesiti svaki pojedinačno pogled kako nam odgovara. Koje kolone da prikaže (osim default, na raspolaganju je još gomila podataka), kako da sortiramo, filtriramo, da li da grupišemo rezultat recimo po kupcu itd.
Konačno, koristeći “Format view“, možemo izabrati da prikaz nije u formi liste, već galerije uz izbor šta će biti prikazano.
Naravno, ovo su samo osnovne mogućnosti. U narednim tekstovima ću se pozabaviti uslovnim formatiranjem, detaljnijom kontrolom prikaza, ali i još naprednijim mogućnostima za organizaciju dokumentacije kao što su content-types, content-type gallery, document sets, korišćenje biblioteka, lista, site hubs, automatizacije procesa, obraditi pitanja sinhronizacije itd.